作者：東莞市汗馬文化 來源：www.digitalmedialink.com
東莞年會策劃需要提前預(yù)定年會場地，確定好的年會時間地點通知公司全體人員、員工的出行名單，確定酒店入住名單、禮品采購等，一場成功的年會策劃到底需要具備什么要素呢？下面東莞汗馬文化傳播有限公司就帶著大家詳細(xì)看下東莞年會策劃具體需要做什么？成功的年會策劃離不開的五要素？
東莞年會策劃具體需要做什么
1、提前預(yù)定年會場地
譬如酒店、聚餐地點、團建地點等
2、確定好的年會時間地點通知公司全體人員
預(yù)定好年會場地之后，接下來就是把地點時間公布給公司全體人員，確定員工出行名單，盡早完成來回車程的訂票，或者根據(jù)人數(shù)預(yù)定好到酒店的來回包車。
3、員工的出行名單，確定酒店入住名單
如果再入住時間內(nèi)，部門小組有會議的，要提前上報安排會議地點；在員工簽到之前，房卡要提前分好，主要為了避免因為簽到人數(shù)多，導(dǎo)致房卡及簽到臺會搞得很亂；如果簽到臺有禮物發(fā)發(fā)放，可以在簽到表中標(biāo)注好，這樣可以避免誤領(lǐng)、少領(lǐng)、多領(lǐng)的情況發(fā)生。
年會的物料要集中放在一起，避免年會工作人員到處找東西找不到。（這是針對需要入住酒店的年會，如不需入住酒店，則統(tǒng)計好參加人員名單就行。）
4、年會負(fù)責(zé)人員要進行禮品采購
采購也是一件繁瑣的事情，既然是年會就少不了獎勵，在禮品上的選擇可以考慮參考下專業(yè)的年會顧問組的意見，找一些實用性高并且有紀(jì)念價值意義的禮品。
5、找好與年會相關(guān)主題的素材
先把年會的主題確定好，設(shè)計的風(fēng)格要統(tǒng)一，確定好年會主題需要的相關(guān)素材及物料，尺寸和擺放位置也要提前確定好。既然是年會，LED屏幕是少不的，需要提前測試一下LED屏效果，LED屏幕的質(zhì)量不一樣，效果不一樣哦
在執(zhí)行過程中，不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求，因此執(zhí)行內(nèi)容會有些變化，工作人員必須更新為相應(yīng)的表單形式，并與工作組的每個成員同步。這也是為什么在年度會議策劃階段需要更詳細(xì)的項目準(zhǔn)備表的原因。
成功的年會策劃離不開的五要素
1、溝通階段
東莞活動策劃公司（東莞汗馬文化傳播有限公司www.digitalmedialink.com）接到一個年會策劃的目標(biāo)，首先第一步是要跟客戶進行溝通，了解清楚客戶的需求，例如往年的年會是怎樣形式、今年的年會有沒有什么想法、有沒有什么特別的環(huán)節(jié)、有沒有想好年會在什么地方舉辦、要不要餐飲等等，這時候的溝通就是了解客戶需求，以便更好的切入客戶的需求。
最重要的是預(yù)算，不然創(chuàng)意策劃得很美好，但是預(yù)算不夠，也是空想。
2、頭腦風(fēng)暴
經(jīng)過溝通了解到客戶的大概想法，活動策劃公司會組織項目組進行頭腦風(fēng)暴，項目組成員一般包括：客服、策劃、設(shè)計、執(zhí)行。
客服因為最直接跟客戶溝通，所以能知道客戶的想法，策劃當(dāng)然就是想創(chuàng)意的了，設(shè)計就是在畫面呈現(xiàn)方面可以提出意見，執(zhí)行就是涉及到具體落地的可行性，因為想法很好，如果落不了地也是沒用的。
3、主筆策劃
經(jīng)過頭腦風(fēng)暴階段大家對年會的主題主線創(chuàng)意等的討論形成了初步的想法，就會由主筆策劃將這些想法變成ppt方案。千萬不要小看這一步，方案做得好不好，很大程度上就看ppt做得好不好，選的配圖、排版、設(shè)計會影響到客戶對年會的直觀感受，因為沒有實物，我們必須通過ppt將年會美好的刻畫出來。
4、提案修改
一般活動策劃公司是不會將方案直接發(fā)給客戶的，因為發(fā)方案客戶直接看是看不出什么的，必須由活動公司向客戶提案，提案過程中針對亮點進行描述，讓客戶清楚的知道每一個環(huán)節(jié)是怎樣構(gòu)成落地的。提案后針對客戶的意見進行方案的修改調(diào)整，直到最終定稿。
5、執(zhí)行方案
策劃方案定稿后，活動策劃公司會結(jié)合方案制定落地執(zhí)行細(xì)節(jié)案。這里面就會細(xì)化到每個位置怎么擺放、路線怎么走、物料用的什么材料、人員怎么分工、流程怎么把控等等。
